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RPA im Controlling

Wie RPA Sie zum Controller 4.0 macht.

Seit dem Einzug der ersten Controller in die Unternehmungen Ende des 19. Jahrhunderts hat sich deren Aufgabengebiet nur bedingt erweitert. Fast von Beginn an waren die Controller neben den zukunftsorientierten Aufgaben auch für die Beschaffung der notwendigen Daten für die Planung und Kontrolle verantwortlich. Hingegen haben die Werkzeuge, die ihnen hierfür zur Verfügung standen, einen großen Wandel durchgemacht. Wurden der Return on Investment und das Budgeting in den 1920er und 1930er Jahren eingeführt, kam in den 1980er Jahren Six Sigma und in den 1990er Jahren die Balanced Score Card hinzu. Mit der Digitalisierung wird den Controllern nun ein weiterer Werkzeugkasten an Arbeitsmitteln zur Verfügung gestellt. Diesen gilt es zu nutzen, wenn sich die Controller auch zukünftig nicht als Datenlieferanten, sondern als Berater auf Augenhöhe verstehen wollen.

Figure 1: Werkzeuge die Controllern im Lauf der Zeit zur Verfügung standen

Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung Die Chancen, die sich durch die Digitalisierung bieten, bestehen einerseits aus einer verbesserten Kontrolle der operativen Prozesse dank Echtzeitanalyse von Daten. Andererseits kann durch eine verdichtete Datenanalyse eine Grundlage für schnellere und bessere Entscheidungen und Vorhersagen geschaffen werden. Die Bedingung dafür ist, dass simultan der Aufwand für die Sammlung und Aufbereitung der relevanten Daten reduziert wird. Nur so werden den Controllern die benötigten Freiräume für eine Transformation geschaffen: von einer reaktiven, deskriptiven Sicht auf die Daten zu einer mehr proaktiven, vorausschauenden Rolle im Unternehmen.

Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung

Die Chancen, die sich durch die Digitalisierung bieten, bestehen einerseits aus einer verbesserten Kontrolle der operativen Prozesse dank Echtzeitanalyse von Daten. Andererseits kann durch eine verdichtete Datenanalyse eine Grundlage für schnellere und bessere Entscheidungen und Vorhersagen geschaffen werden. Die Bedingung dafür ist, dass simultan der Aufwand für die Sammlung und Aufbereitung der relevanten Daten reduziert wird. Nur so werden den Controllern die benötigten Freiräume für eine Transformation geschaffen: von einer reaktiven, deskriptiven Sicht auf die Daten zu einer mehr proaktiven, vorausschauenden Rolle im Unternehmen.

Figure 2: Der Controller muss sich von der Produktionsrolle hin zu der Analyserolle bewegen

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Um dies zu ermöglichen bedarf es einer richtigen Auswahl der Daten und der korrekten Handhabung der neuen Analysewerkzeuge. Dafür werden neue Kompetenzen benötigt und Steuerungsprozesse müssen über Abteilungen und Funktionen hinweg geplant und angepasst werden. Ein strukturiertes Vorgehen und Erfahrung in der Umsetzung der bestehenden Methoden ist deshalb erforderlich, damit die benötigten Freiräume effektiv geschaffen werden können.

Figure 3: Automation und Machine Learning als Mittel zur Produktivitätssteigerung

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RPA im Controlling

Figure 4: Handlungsfelder und Vorteile von RPA

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Doch welche Methoden bestehen überhaupt zur Optimierung der Datenbeschaffung und -verdichtung? Als erstes wäre hier Robotic Process Automtization (RPA) zu nennen. RPA ist die Automation von sich wiederholenden Aufgaben über mehrere Systeme hinweg. Im Controlling gibt es diverse Prozesse in welchen Daten über mehrere Systeme ausgelesen, bearbeitet oder aktualisiert werden müssen. Rund 50% seiner Zeit verbring der Controller mit der Datenbeschaffung und -aufbereitung. RPA automatisiert diese Prozesse, indem es das Benutzerverhalten reproduziert und die Datenpflege übernimmt. Der Controller spart wertvolle Zeit, die er für Aufgaben mit größerem Mehrwert verwenden kann. Da RPA systemunabhängig ist, kann ein automatisierter Roboter mühelos in die bestehende IT-Landschaft integriert werden. Die kurze Implementationszeit von 8 bis 10 Wochen macht RPA als Zwischenlösung attraktiv, bis eine komplette Geschäfts- und IT-Transformation durchgeführt wurde.

Figure 5: Ersparnis nach Einführung RPA bei der Gewinnberechnung

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Fazit

Auch wenn die Praxistauglichkeit von gewissen Ideen noch auf dem Prüfstand ist, vollzieht sich der Wandel hin zum Controller 4.0 vor unseren Augen. Die Digitalisierung gibt dem Controller passende Werkzeuge in die Hand und ermöglicht ihm den Weg, weg vom (K)Controlle(u)r mit Rückwärtsbetrachtung hin zum strategischen Business Partner für die Geschäftsleitung auf Augenhöhe. Ein Abwarten und Zuschauen von der Seitenlinie reicht nicht aus um mit den neuen Herausforderungen umgehen zu können. Es ist jetzt an der Zeit sich mit den neuen Werkzeugen auseinanderzusetzen und die Anwendung im eigenen Betriebsumfeld zu planen.

Wenn auch Sie von den neuen Werkzeugen profitieren wollen, aber noch unsicher über die perfekte Umsetzung sind, dann wenden Sie sich jetzt an Synpulse. Ihre unabhängige IT und Management Beratung mit dem Industriefokus Banken und Versicherungen hilft Ihnen gerne mit der Analyse und Implementierung der neuen Werkzeuge.

Julia Neufang
Associate Partner
julia.neufang@synpulse.com
 Julia Neufang
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