Der Fachkräftemangel stellt Spitäler in der Schweiz vor grosse Herausforderungen. Hohe manuelle Aufwände fallen in der Personaleinsatzplanung an, vor allem dann, wenn für kurzfristige Ausfälle Ersatz organisiert werden muss. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende zeitgemässe Interaktionsmöglichkeiten, wenn es um die persönliche Schichtplanung geht. Wir stellen fest, dass smarte und automatisierte Lösungen für die Personaleinsatzplanung im Schweizer Spitalwesen noch kaum genutzt werden. Zeit zum Umdenken.
Automatisierungspotential in der Personaleinsatzplanung
Durch hohe Fluktuationsraten und steigende Ausfallszeiten erhöht sich der Aufwand in der Einsatzplanung für die Planungsverantwortlichen. So generiert jeder kurzfristige Ausfall einer Pflegefachperson zusätzlichen Organisationsaufwand. Dieser beträgt bis zu zwei Stunden, um passenden Ersatz zu finden. Wertvolle Zeit, die wiederum für die Arbeit am Patienten fehlt.
Potential liegt in Lösungen für die Personaleinsatzplanung, welche zum einen Teilschritte in der Planung automatisieren können und zum anderen dem Personal Self-Service-Funktionalitäten für die Schichtplanung bereitstellen. Gemäss der Synpulse-Spitalumfrage von 2023 scheinen derartige Systeme in der Schweiz allerdings (noch) weitgehend im Diskussionsstadium zu sein. Dabei liessen sich damit einige Benefits erzielen.
Andere Industrien machen es vor: Ein Beispiel aus der Flugindustrie
Ein Blick in die Flugindustrie zeigt, wie automatisierte Personaleinsatzplanung bereits seit Jahren routinemässig genutzt wird. Dabei ist die Komplexität der Planung mit der im Gesundheitswesen vergleichbar: Strenge Anforderungen an die Schichtplanung, gesetzliche Rahmenbedingungen, wie die Einhaltung von Ruhezeiten, Sicherheitsvorschriften sowie die erforderliche Erfahrung und Zertifizierung der Piloten sowie der Cabin Crew sind relevante Planungskriterien. Des Weiteren muss die Planung entlang mehrerer Standorte und Zeitzonen erfolgen. Diese Anforderungen stellen die Schichtplaner vor komplexe Herausforderungen und generieren entsprechend hohen Planungsaufwand.
Wurden früher sechs bis acht Planer für mehrere Wochen benötigt, um die Schichtplanung grosser Airlines vorzunehmen, verringerte sich der Aufwand durch den Einsatz einer smarten Planungssoftware signifikant. [1] Die Software Jeppesen Crew Management System wird in Europa von fast 80 Prozent der Airlines eingesetzt. Sie bietet eine Web- und Mobile-App, über welche die Crew-Mitglieder ihre Einsatzpräferenzen angeben können, ihre Schichten sporadisch tauschen oder ihre Ferien einplanen können. [1] So werden die Mitarbeitenden selbst stärker in die Planung eingebunden und nehmen mehr Mitgestaltungsmöglichkeiten wahr.
Erfolgreiche Implementierungen im Spitalwesen
In anderen Ländern beobachten wir bereits vermehrt den erfolgreichen Einsatz smarter Lösungen im Spitalwesen. So kann zum Beispiel am Klinikum Saarbrücken (Deutschland) das Pflegepersonal seine Wunscharbeitszeiten, Wunschdienste und Verfügbarkeiten per App erfassen. [2] Der Stations- und Pflegedienstleitung stehen diese Informationen sowie die gesetzlichen und tariflichen Rahmenbedingungen, Qualifikationen, Saldenstände usw. zentral und transparent im digitalen Dienstplan zur Verfügung. Das System errechnet dabei im Hintergrund auf Basis der durchschnittlichen Patientenzahl pro Station die Soll-Stunden für die Tag- und Nachtschichten. Kurzfristiger Korrekturbedarf, welcher sich auf Basis der Berechnung des sogenannten Mitternachtszensus (Belegung zum Zeitpunkt 00:00 Uhr) ergeben kann, fliesst ebenfalls in den digitalen Dienstplan ein. Über das Aufgabenmanagement werden zudem Warnmeldungen erzeugt, wenn zum Beispiel die gesetzlich vorgeschriebene Personaluntergrenze unterschritten werden sollte. Die Stations- und Pflegedienstleistung kann so zeitnah reagieren und die Personalsituation für den aktuellen Tag anpassen. [2]
Mit dem Einsatz smarter Lösungen kann so zum einen die Planungssicherheit erhöht werden und zum anderen der Bedarf für Planungsanpassungen und insgesamt der manuelle Planungsaufwand reduziert werden. Lösungsanbieter geben eine Reduktion der Planungsaufwände von bis zu 80 Prozent an.
Unser Rechenbeispiel zeigt indikativ, welches Einsparpotential im Einsatz intelligenter Personaleinsatzplanungs-Lösungen liegt. Für ein Spital mit 450 Betten nehmen wir ca. 1800 FTE für Pflege und Ärzte an, welche sich auf gesamthaft rund 60 Teams aufteilen. Zudem nehmen wir an, dass der Planungsaufwand je Team bei rund 1 Personentag je Monat liegt. Somit ergibt sich ein Einsparpotential von ca. 2.5 FTE (siehe Abbildung 1).
Next step: Automatisierte Einsatzplanung mittels künstlicher Intelligenz
Noch einen Schritt weiter geht das Zürcher Start-up Aspaara. Die entwickelte Lösung adressiert die Optimierung der Einsatzplanung mittels künstlicher Intelligenz und gibt Automatisierungsquoten von bis zu 90 Prozent an. In 9 von 10 Fällen werden ausserdem die von den Mitarbeitenden gewählten Schicht-Präferenzen erfüllt. Die Lösung ist bereits an Flughäfen und Logistikbetrieben im Einsatz. Das Kantonsspital Baden hat die Software für die Personaleinsatzplanung in ihren Covid-Impfzentren eingesetzt. [3]
Software-Lösungen für die Personaleinsatzplanung: Unser Marktradar gibt den Überblick
Synpulse hat verfügbare smarte Lösungen für die Personaleinsatzplanung im DACH-Markt analysiert. Die Anbieter versprechen, die Planung mit Hilfe ihrer Lösungen einfacher, effizienter und weniger fehleranfällig zu gestalten. Was steckt genau dahinter? In unserem Marktradar finden Sie die Antwort. Er enthält Details zu den Funktionalitäten, Nutzungs- und Preismodellen und zeigt, bei welchen Organisationen die Lösungen bereits im Einsatz sind.
Hier geht’s zum Marktradar:
Fazit & Ausblick
Der Einsatz smarter Lösungen für die Personaleinsatzplanung verspricht eine Reihe von Benefits. Neben der verbesserten Planung können manuelle Aufwände reduziert werden und Zeiten für wertvollere Tätigkeiten gewonnen werden. Das Personal kann zeitgemäss über ein App bequem an der Planung mitwirken – ein wichtiges Element einer modernen «New Work»-Umgebung im Spital.
Dennoch wird dieser Mosaikstein nur ein Teil einer nachhaltigen Lösung im Kontext des Fachkräftemangels sein. Wir empfehlen, das «Betriebsmodell Pflege» umfassend neu zu denken. Dabei sollten im Zukunftsmodell alle Dimensionen betrachtet und neu definiert werden: vom Führungsmodell und -Grundsätzen, über das Arbeitsmodell und Schichtsystem, die Prozessebene, bis zum Einsatz digitaler Lösungen.
Wollen Sie einen Schritt weiter gehen und das «Betriebsmodell Pflege» in Ihrem Spital für die Zukunft auf ein neues Level heben? Gerne stehen wir Ihnen für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung.
[1] Crew Management in Airlines: Planning and Scheduling with Sabre, Jeppesen, and others. AltexSoft, (2020).
[2] Healthcare mit Weitblick – Klinikum Saarbrücken. Atoss, (2018)
[3] Schweizer Startup soll Impfprozess verbessern. Inside IT, (2021)
