La RPA – Automatisation Robotisée des Processus (en anglais Robotic Process Automation) – est particulièrement adaptée aux intermédiaires financiers comme les équipes de gestionnaires d’actifs indépendants, les trusts ainsi que les family offices qui offrent une large palette de services sur mesure à leurs clients. Cet article examine les défis auxquels ils sont confrontés et illustre comment l'automatisation peut les aider à consacrer plus de temps à leurs clients en s'appuyant sur l'exemple de l'automatisation du reporting client.
Un défi pour les intermédiaires financiers
Les intermédiaires financiers collaborent avec un écosystème de multiples banques, courtiers et dépositaires. Ils sont confrontés à une pression toujours plus forte sur les marges, liée aux coûts découlant de la complexité croissante du métier, y compris le besoin de gérer une multitude de partenariats en matière de données. (source: Credit Suisse, EAM Study 2017)
Ils compensent ces facteurs externes par un service personnalisé et centré sur le client, qui est leur argument de vente principal. Pour répondre aux besoins complexes et individuels des UHNWI, les intermédiaires financiers placent leurs clients au centre de toutes les opérations. L'une des caractéristiques les plus recherchées est une vision globale et consolidée du patrimoine et des risques des clients, y compris les actifs alternatifs et illiquides (« non-bankable assets »). Cela nécessite l'agrégation et la mise à jour d'informations provenant de différentes sources afin de fournir une vue consolidée du portefeuille. L'effort investi dans de telles tâches représente une part importante de la capacité des équipes opérationnelles.
L'automatisation intelligente comme source de croissance
Les mesures possibles pour relever ces défis vont de l'analyse des processus et l'amélioration des outils existants à l'automatisation robotisée des processus (RPA), l'intelligence artificielle ou l'apprentissage machine (Machine Learning). La RPA est un excellent point de départ pour l'automatisation. L'automatisation intelligente est une approche tout à fait adaptée pour simultanément réduire les coûts de manière durable et améliorer l'expérience client.
La RPA joue un rôle primordial dans le modèle opérationnel des prestataires de services financiers efficients : les analyses de marché démontrent qu’un nombre croissant d’entreprises tirent parti d’une main-d’œuvre numérique comme les robots afin d’améliorer l’efficience ainsi que de réduire les risques opérationnels. (source (en anglais): Synpulse «RPA more valuable than full-fledged solutions for mid-size IAMs, FOs” https://themagazine.synpulse.com/en/2019_07_19_rpa-more-valuable-than-full-fledged-solutions-for-mid-size-iams-fos-synpulse/).
Les robots suivent une logique basée sur des règles et utilisent des applications existantes afin d’exécuter les processus. Les robots utilisent des validations, des contrôles de sécurité ainsi que des données déjà disponibles. Comme aucun modèle de données, de sécurité ou d’interfaces supplémentaires n’est nécessaire pour une mise en place initiale, le délai de mise sur le marché est très court. ( https://www.linkedin.com/pulse/synpulse-market-map-overview-rpa-software-suppliers-aptitude-burger/)
Les cas d’utilisation typiques de la RPA apparaissent soit dans le cas de tâches répétitives qui doivent être exécutées dans un seul système, soit dans le cas d’une interaction humaine entre deux systèmes. Ici la RPA permet d’éviter les erreurs pouvant survenir lors de transitions d’un système à un autre (p. ex. retranscrire l’information à partir d’un fichier Excel dans un système informatique). Dans le cas contraire, ces erreurs influencent négativement les processus métiers et représentent un risque important. Avec la RPA, un « pont » peut être mis en place entre les systèmes existants en utilisant les applications elles-mêmes.
Exemple : Automatisation du reporting client dans un family office
Un exemple classique où l’automatisation peut apporter une valeur significative est le reporting client sur-mesure.
Les family offices ou trusts présentent régulièrement à leurs clients les informations liées aux positions et à la performance. Certains clients ou groupes de clients peuvent avoir des exigences particulières en termes de contenu, mise en page ou consolidation des informations, qui sont généralement prises en compte manuellement. Ici, l’automatisation permet de réduire considérablement l’effort :
- Un robot extrait l’information sur les positions actuelles depuis le système interne de gestion des portefeuilles, sur une base régulière et programmée
- De manière optionnelle, le collaborateur virtuel peut agréger et consolider les données de différentes sources (p. ex. connexion sur la plateforme e-banking de la banque dépositaire, ou rechercher le prix d’un actif à partir d’une source de prix externe)
- Le robot compile alors l’information dans des modèles de rapports prédéfinis, et si nécessaire, effectue des calculs ou génère des graphiques à partir des données
- Les rapports sont stockés dans un dossier spécifique en attendant la vérification finale
- Un courriel est envoyé au responsable pour annoncer que les rapports sont prêts pour la vérification finale
- Une fois que les rapports ont été validés, le stockage ou l’envoi peuvent aussi être effectués par le robot
Le robot exécute toutes les étapes standards d’un processus, laissant uniquement la validation finale et la gestion des exceptions à un expert humain. (source (en anglais): Synpulse «RPA more valuable than full-fledged solutions for mid-size IAMs, FOs”, https://themagazine.synpulse.com/en/2019_07_19_rpa-more-valuable-than-full-fledged-solutions-for-mid-size-iams-fos-synpulse/)
Conclusion
Il est certain qu’il n’existe pas d’approche universelle en ce qui concerne l’automatisation, chaque entreprise a des besoins, des systèmes et des processus différents. Néanmoins, le facteur clé qui fait de l’automatisation une solution attractive est la capacité à mettre en place des processus :
- Indépendants des systèmes actuellement utilisés
- Dans un court laps de temps
La RPA automatise les processus au lieu d'utiliser une connexion entre les systèmes. Notre expérience en matière de projets montre que vous pouvez généralement gagner 80 % d'efficacité en plus avec la RPA. D'après notre expérience, il y a environ 10 à 20 processus qui peuvent être automatisés chez les intermédiaires financiers.
N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont l'automatisation peut aider votre entreprise à se concentrer sur ce que vous faites le mieux : servir vos clients !
